Aris@Tokyo｜日本求職記-8｜我在活動企劃部做什麼

在我拿到公司內定後，公司讓我10月先進公司實習，一周大概去2-3天。當時女前輩指導我一個星期左右，就說她其實做到月底就要離職了，我超驚訝想說怎麼那麼突然，後來聽說她早就受不了公司的人一直在找離職的時機，還語重心長的叫我要好好加油。

先回到打工實習，因為我去的時間很分散，所以公司也沒辦法指導我太多細節，一開始是由女前輩跟我說明營運組要負責處理的工作內容。活動事業部的主要業務是在各地舉辦二手市集，促進物品流通。進行方式是業務們去各地談case，談成的案件就會轉給營運組員去安排後續相關籌備事宜，例如招商、活動公告、場地人力配置等等。

我們通常是透過更新網頁資訊進行招商及宣傳，因為我們公司的活動免參展報名費，所以通常都會爆滿，但有時也會因為場地太偏遠沒人要來。譬如有幾次就發生那種招收50間攤位，但實際報名數只有7.8組的不上不下狀況。即使如此活動還是必須照常舉行（如果少於5組就可以取消），聽胖子業務說那樣的現場都很尷尬，只能在會場走來走去殺時間，還得不時跟會場的人陪笑安撫他們，光聽就覺得很累人。

而我們的活動會場幾乎都辦在小鋼珠店的停車場，我一直很不解為何會選在這樣的地方，後來胖子業務告訴我，小鋼珠店剛開幕時會想要增加曝光率吸引人潮，但這一類的行業多少還是有違背社會善良風俗之嫌，所以相關法律有規定不能明目張膽的宣傳。這時他們就會透過用辦公益活動之類的名目，來達到間接宣傳的目的。

我們的二手市集是包裝成慈善活動，對外宣稱是為了做公益而不收費，實際上是收了小鋼珠店的費用，其實就是小鋼珠店委託我們公司辦一場活動這種感覺。當業務們談成案子並敲定日期之後，營運組就要開始進行後續安排了。

在網站上公布活動頁面之後，接著要印製宣傳DM做一些推廣活動，我接收到的第一個任務是從goole map上搜尋會場周邊的公共設施、餐飲店，或是便利商店的聯絡資訊，一個一個打電話去詢問能不能請店家幫忙張貼DM宣傳。

女前輩事先已經準備好一段說詞稿給我，再來就是去打電話，一開始對方都會聽妳說明來意，但是一說到會場是小鋼珠店，對方就會露出懷疑和防備的態度，通常委婉拒絕的結果比較多。我那時超不喜歡打電話的，總會覺得自己好像在打推銷電話一樣，被拒絕就玻璃心碎，有時還會遇到態度很差、一副妳是什麼可疑人士一樣的回話很不友善，或是直接掛電話。後來我甚至還會希望打電話過去時對方不要接，只要讓我紀錄上註明有打就好，大家就知道我當時有多抗拒這件事。

電話之外，還要安排流動廁所的設置跟當天警衛人力，這兩件事很簡單，只需要用信件聯繫廠商，註明清楚日期時間所需數量，通常就能搞定。

另一個我不拿手的是編輯發給會員的宣傳電子報，大家不知道有沒有登錄過日本網站的會員，他們三不五時會發一些新消息例如進新貨或是通知折扣的電子報來，我自己是不會細看這些信件啦，但總之內文的樣式都很花俏，而且一定會有一些很high的開場閒聊文。我超不擅長寫那個開場閒聊文，一開始我在編輯時，也盡量寫一些感覺很活潑的內容，結果一直被打槍說不夠貼近日本人，我就不是日本人是要我多貼近冏

而且我當時很不能理解，為什麼要那麼拘泥那前三行的閒聊文，重點不是後面的活動時間內容嗎？這個大概是進公司後，第一次感受到一些形式化的束縛。

有一個滿有趣的工作內容是找會場的餐車，因為一場活動的時間大概4-5個小時，通常會跨中午用餐時間，所以需要安排提供食物的餐車。公司內部已經有一個固定合作廠商名單，通常會先從廠商名單開始詢問檔期，有時候遇上活動高峰期（例如連假），熱門餐車的檔期都排超滿會很難約，這時我們就會上一個餐車網去尋找配合對象。

在餐車網會看到很多販賣內容，我就有刷到過賣台灣小吃和珍珠奶茶的，那時都會和另一個打工妹妹討論，說誰誰誰的店看起來很好吃找他來之類的，找餐車廠商大概算是當時比較療癒的工作內容吧。

其他還有一些類似訂購要發給協助問券調查民眾的小點心、聯絡器材公司當天把需要的物資送到指定地點等等，總之就是各種周邊瑣事的安排，等到活動結束後要統計問券內容和製作結案報告。

老實說，工作的內容難度並不是很高，甚至和以前自己在台灣做活動時的強度差很多，但是在一些溝通細節或是對應突發狀況時，會常常感受到身為外國人綁手綁腳的地方，尤其是非母語人士對外溝通時的障礙，這個部分有機會再開別篇和大家分享囉！