自我學習22// 你今天GTD了嗎【搞定】

今天再次學習到《搞定》這本書，讓我特別有感觸。我自己有建立每天六個任務的習慣及每週回顧一次自己所完成的事情、新學習的事物與技能、新認識的朋友、本週的心得感想，在這樣的每天操作下，我開始學會在歸納、學會一次只做一件事情的藝術，雖然說沒有做到非常好，但是每一天的點滴積累回顧時或是突然發現自己有所不同時，都會很有成就感。

我不得不說在過去的我是位多任務處理人，稱為《Multitask》。過去我為自己作為一位多任務處理人感到自豪，我包攬許多工作項目多過於本身自己的職責，那時的我總會覺得多做就是多學習的心態，於是在那時的我可以說時間都不屬於我的，朋友邀約時我總會說我很忙，忙著工作。我的許多朋友都會諒解，於是會對我說出這類話：「忙很好，忙是一件好事」以前我以這句話自豪，我可以一個月工作不休假，熬夜加班完成工作項目，可以稱得上一人身兼多職。

可是直到有次我非常認真檢視這段時間自己的成長與成果時，我發現所謂的忙並不是一件好事，因為感覺的自己好像沒有很忙但是完全沒有效率，甚至效果也不彰。這是一件很可怕的事，也就是我投資的精力和時間並沒有創造出我所期待的價值，甚至我還損失了許多事，如休息時間、身體健康、朋友關係...等等。

值到我學習為每天制定任務清單時，開始練習一次只做一件事。過去的我很急著短期看到成果，總是了解做事需要堅持、需要持之以恆，但是做著做著發現這件事達不到自己預期的樣子所以放棄了，或是很容易受他人影響，我認為外在影響很容易造成一個人無法持之以恆地完成一件事，這時候我非常深信一但下定決心要改變時，首要條件是要先改變自己的生活方式還有朋友圈。

我在建立每天六個任務時，一開始先從自己容易做的到的事情和感興趣的事情開始做。例如我認為學習是件很重要的事，可以提高我的視野，所以我每天早上起床首要任務是聽書學習，再來那時我覺得自己很浮躁心很難靜下來，於是我開始下定決心要學習道德經，道德經總共有81篇，我記得初期我訂任務時原先設定要一天學10章，後來認為這執行起來可能有困難，其實道德經這東西需要深深理解與體悟，一天10章的學習壓力可能太大，我不想給自己造成這麼多壓力，所以我給自己每天學習一章，讀懂一章就好。其實也是從那時候開始我總先給自己小事情開始做，我每天只要完成任務會有成就感，於是總是隨著時間的推移，漸漸的給自己建立習慣疊加。至今持續四個月了，我現在每天的習慣如下：

第一早上起床後先學習一本書，通常這時候學習的書是工具類型的書籍，我現在會在學習完之後，盡量在1小時內輸出為自己的感想，分享在這裡，這也是一種輸出與創作的過程。

第二上班通勤時後開始聽財經新聞，以前的我可能完全不會這樣做，但是在這過程中，要成為一位投資者，透過瞭解世界上發生的事情和市場的波動是一件可以讓自己看事情的方式不一樣，同時站在高一點的角度看事情，雖然這一塊自己仍是一個初學者還在學習，但好在自己身邊總會有些朋友可以詢問，解答一些自己的問題，朋友真的很重要。

第三下班後開始在健身房運動健身40分鐘，隨著年紀的增長維持健康的身體在學習中的很重要，而且同時我將自己的作息調整規律，早睡早起，讓自己的精神有著很不錯的狀況同時很少打哈欠，更重要的是以前我很常感冒，常常都要喝感冒熱飲，現在這部分反而很少了。

在健身的時間裡，因為聽書app有一個組隊的活動，這段時間我認識許多書友。我很喜歡跟著優秀的人一起分享與學習，每一週我們都會有任務書單，書籍的類型都不一樣有親子家庭類型、婚姻感情類型、提高工作效率類型、高效休息類型...等等，這時候運動我就會在再聽一本書，這類書通常會幫自己普及知識，若這類書我很感興趣或是需要深入學習，我就會再安排到隔天早上的學習時間。

第四回家後我還會再段練一次為期20分鐘，這個鍛鍊是我在還沒開始下班後到健身房健身就有的習慣，但是因為我認為這個習慣很好便沒有因為去了健身房之後就放棄，健身房的訓練目前我正努力學習《跑步聖經》這本書的方法，內容提到使用6-6-6方法，因為我自己不喜歡跑步，或許並不是不喜歡而是沒有方法，於是我開始使用書本中循序漸進的方法，先從六週的慢走開始持續六週，第二階段是持續六週的快走，第三階段則是開始六週的小跑步，目前我正在第一階段的第四個禮拜。在家鍛鍊時我會看新聞，了解目前發生的事情。

第五開始學習我加入第二個讀書會的書籍，並且也是用文字方式輸出自己的心得。

第六學習完書籍後，我會開始學論語。前陣子我學習了道德經，這是一個我持續完成的成就，道德經總共81篇那時我每天學習一章，在81章都完成時代表我持續了81天。現在我開始學論語，一樣是維持一天一章，不過論語有20篇，共508則。這更是自己再次培養持續的新里程。

第七睡前我會寫日記，紀錄今天自己感到開心或是有成就的事情，或是認識新朋友以及悟出新的感想的內容，此外也會把隔天要做的六個任務完成。

最近自己報名了學習訓練營，為期是21天。正是因為自己每天疊加的習慣讓自己很焦慮是必須要放棄一些日常習慣，於是訓練營的第一週我很不適應。直到昨天是訓練營的第五天，我似乎適應又好像沒有，是因為我基於我原先持續的日常習慣外同時我也完成訓練營所需要完成的任務清單，這是一件讓我感到雀躍的事，因為這一路上我都會接受到新的挑戰，而在自己不斷地適應過程，可以把新的挑戰的和自己原先的習慣結合在一起成為一個新習慣，這是一件不容易的事，但是卻可以做到，這就代表人其實潛力真得是無限。

在我昨天運動時聽到這本書時，好像特別可以佐證自己最近的習慣，同時因為自己每週會回顧一次自己，但是總忘記為什麼一定要設定一週或是每天要建立的任務的原因是來自哪，原來就是來自這本書，今天再次遇到的時候我有著不同感受，也和大家分享。

在每天有許多事情中，我們可以透過時間管理象限來幫助我們自己釐清事情的優先順序，提高我們的做事效率，象限分成重要與緊急的時間四象限。

我們要優先座重要但是不緊急的事情，才可以減少重要但是緊急的事情，降低自己的焦慮。在《搞定》這本書英文名字是Getting Things Done,縮寫為GTD。在搞定的前提下，我們要先做到知行合一跟心如止水的境界。也就是我們要做到對外在的事物反應要合適、不過度。我一直覺得水的境界很高，雖然看起來簡單但是卻需要心性來做修煉。你看一杯水如果加入一些東西，雖然受到外在事物的反應，但是水很快就平靜下來，但是人呢！？

「任何造成我們反應過度或是反應不足的事情，都可能反過頭來控制自己。」

反應過度是指這件事情可能沒有很嚴重，但是我們卻表達的很焦慮；反應不足是指這件事本該做出及時反應，但是我們選擇拖延沒有做出反應，導致一系列拖延後事情變得嚴重。

我們要學會處理懸而未決的事情，對於懸而未決的事情加以控制，可以緩解自己的壓力。懸而未決的事情指的是能夠經常地喚醒你模糊記憶的事情。

在我們了解之後我們要如何做到呢？

首先要建立自己的工作區域，這一步驟就是建立我們的清單，我們常常對於一件事會在腦海中思考很多次，但其實這件事可能沒有那麼重要，卻導致我們無法專注的完成一件事的原因。所以我們需要把事情建立在日程表上，如設置鬧鐘來提醒，例如我07:30要開始讀書、11:30有一個合作會議、15:00有組織會議，通常不知道你有沒有這樣的情況，我們都可以知道當天的日程安排，但是我可能在07:30這段時間讀書在腦海中會想著11:30的會議會發生什麼？會不問什麼問題，再想著15:00發生的事。這就是一心多用，導致我們無法專注在讀書這一刻，我們要給自己設定一個鬧鐘，在專注做某個任務的時候就好好做，當鬧鐘響起時再進行下一個任務，由鬧鐘來提醒我們自己每天的代辦事項，我現在手機建立的鬧鐘有很多個，但是做起事來滿有效率的。

然後建立我們自己的工作區域，如你有自己的書桌、辦公桌是沒有和他人共用的，設置一個你自己習慣的座位，每當坐在這個位置的時候你就可以很快的專注，若是和他人共用的話，你是專注不了的。

第二是建立行動，我們可以設置一個工作籃，每一張紙記一件事，把這些代辦事情放在工作籃內，在時間內我們的目的就是清空工作籃內的工作，這裡有三個原則：

清空工作籃原則

1. 首先處理最優先的工作
2. 一次只做一件事，一次只處理一個任務不要一心多用
3. 不要把工作籃內的事物再次放回工作籃，不要事情做一半然後再放回去等著下次再做。

此外有些工作籃的工作項目中是不需要我們做出實際行動的，但是我們要學會分辨任務。

將以上方法套用在組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的是作者分成七類：

1. 項目清單
2. 項目輔助資料
3. 紀錄在日程表中的行動和信息
4. 下一步的行動清單
5. 等待處理的清單
6. 參考資料
7. 將來也許怎麼怎麼樣的一個清單

保持這些界線分明是整個組織整理工作當中非常重要的一步，當一個公司建立願景時，我們要都確保所有的員工都是明確知道自己的職責，透過這七類項目可以有效分類，讓組織運作更有效率的朝著目標前進。

除了進行對個人系統進行詳細清晰的這個分類外，還有一個問題是需要我們關注的是「建立和使用查核清單」他可以幫助我們關注項目事件、愛好、職責等領域當中可能出現的各種潛在問題。

為了使我們的時間管理變得更有效，我們還需要養成檢查回顧的好習慣。只有檢查回顧才能夠保障我們的系統有效的運行，有兩個重要的方面：

一、回顧我們應該要關注哪部分的內容，安排在什麼時候進行。

二、回顧應該怎麼樣進行需要間隔多久時間進行一次

透過查看日程表、工作清單、根據情景來選擇恰當的回顧內容，至少每週需要回顧懸而未決的事情。

當我們回顧從近到遠的任務有六個層次：

1. 目前的行動，把目前的行動做好。
2. 當前的項目和目標，就我自己當前所做的這個事的項目和目標到底是什麼？
3. 我的責任範圍，在我的責任範圍之內我需要做些什麼？
4. 我自己一到兩年的目標到底是什麼？
5. 我自己三到五年的展望又是什麼？
6. 我的人生，我的人生要過成怎麼樣子

在我們去行動的時候，要先從這六個層次來進行考量。而當我們在處理問題的時候，做出決定的時候，腦海中會進行這五個階段：

1. 定義目標和原則：我這件事的目標到底是什麼？有什麼具體的原則？
2. 展望結果：如果這件事實現了，會是一個什麼樣的結果？
3. 在腦海中頭腦風暴：我有幾種可能要做
4. 組織整理：在頭腦風暴中找出一些方法，把這些方法組織起來
5. 明確下一步的行動方案

當我們想要效率最高時就是羅列一起可能和方法，數量最好越多越好，此外我們在日常生活中要有收集的習慣，可能是當你發現一件事情或有一個新想法時，別懷疑趕快記下來。

最後，越是精明的人延誤的事情就越多。也就是說我們不要成為一個完美主義者，我們要學會給自己留餘地和藉口，畢竟我們天生就是不完美，通常完美主義者都沒有勇氣去面對自己全力以赴努力後，仍會被他人批評。這世界上最容易做的事往往就是批評，最難做的事就是行動，他人的批評並沒有辦法為我們自己的人生負責，而且他人的評價真的很重要嗎？難道一定需要透過他人的評價才能證明我們存在這個世界上的理由嗎？其實不是。

我們要做的是活在當下，把當下都做好而且竭盡所能的去行動。我們最重要的課程是集中精力先把一件事情做好，再做下一件事。學會心無旁騖、心如止水，我們都要學會關注結果給事情的結果做正面的預期（正確具體的目標）要清楚自己真正想要的是什麼？什麼是你真的想要的？這樣我們才可以真正的做好一件事情。

📚今天學習：【搞定】

🙎‍♂️️作者：戴維・艾倫(David Allen)

⏳世界最具影響力的個人與組織效率思想家之一，全球管理諮詢公司戴維·艾倫有限公司的創始人及總裁。在開發個人和企業潛力方面，他被普遍認為是世界級權威。根據三十多年的咨詢經驗和個人探索，他提出GTD(Getting Things Done)自我管理方法，介紹此方法的《搞定I》(Getting Things Done)一書已在33個國家出版。他也因此被譽為提升工作效率方面的頂級思想家，被《福布斯》雜誌評為美國最優秀的管理教練之一。